校政字〔2016〕９号，河北大学2016年6月2日印发

第一章　总  则

第一条　为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　学校档案工作由河北省教育厅主管，并受河北省档案局的指导、监督和检查。

第四条　档案工作是学校重要的基础性工作，学校将之纳入整体发展规划。

第五条　学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条　学校成立档案工作委员会。委员会主任由校长担任，副主任由分管档案工作的校领导担任。档案工作委员会的职责是：

负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作。对各单位档案工作进行监督、检查和考核。

第二章　机构设置与人员配备

第七条　根据建校历史、全日制在校生规模和集中保管的档案、资料数量，学校设立档案馆。

第八条　档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。

第九条　档案馆的主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十条　学校为档案馆配备专职档案工作人员。校内各部门明确专人负责档案工作。

第十一条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条　专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。

第三章　档案管理

第十四条　学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十五条　归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条　学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第十八条　档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十九条　档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条　档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条　学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十二条　档案馆与相关部门应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十三条　档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

第二十四条　档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十六条　利用建国前的档案，须经档案馆负责人批准。利用党委常委会、校长办公会纪要、记录，财会、基建、科研及其他限制利用的档案，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十七条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十八条　档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》﹝DA/T18-1999﹞执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第二十九条　 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十条　档案馆应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第五章　条件保障

第三十一条　学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十二条　学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章　奖励与处罚

第三十三条　学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条　有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附  则

第三十五条　学校附属单位、挂靠单位的档案管理，根据实际情况自主确定。

第三十六条  本办法自公布之日起执行。《河北大学档案管理办法（试行）》（校办字﹝2003﹞6号）同时废止。

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。