学校各单位、广大师生员工和校友：

    为严格疫情防控，避免人群聚集，切实保护广大师生员工和校友的健康安全，“同心抗疫、共克时艰”，根据上级文件精神和学校防控疫情相关工作要求，现对档案利用服务方式做出调整，具体事宜通知如下：

一、校内单位或个人查档

（一）查档方式

1.校内单位确需现场查档，请电话预约，错时办理。

2.校内个人查档，原则上采用“人员非接触”方式，实行在线办理（可参照校外个人查档要求）。特殊情况需现场办理的，请电话预约，错时办理。

（二）查档要求及注意事项

1.现场办理档案业务的人员应执行学校防疫要求，全程佩戴口罩，与他人保持1米以上距离，配合工作人员安排，尽量减少在馆内的停留时间。

2.现场办理档案业务时间：周一至周五工作时间。

二、校外单位或个人查档

（一）查档方式

在疫情解除之前不接受校外单位或个人的现场办理申请，实行在线办理。利用申请人发送电子邮件到档案馆指定邮箱，邮件中需明确查阅内容，并按要求提供相应证件的扫描件，及手机号等联系方式。档案馆经核验无误后，出具档案复制件的扫描件，自收到邮件之日起5日内给予线上回复。

（二）查档要求及注意事项

1.校外单位查档，需提供以下证件：单位查档介绍信，经办人身份证（正反面），授权委托书，本人身份证（正反面）、毕业证书、学位证书的扫描件等。

2.校外个人查档

（1）需提供以下证件：本人身份证（正反面）、毕业证书、学位证书的扫描件等。

（2）邮件文字内容参考模板：

本人xxx，为河北大学xx学院（系）xxx专业xxxx届全日制\继续教育\其他（博士\硕士\本科\专升本\专科）毕业生。现因xxxx，需查询xxx档案材料。

如需查询高考录检表，还应注明：高考年份、生源地、录取专业、录取批次、文史/理工。

成人教育或自学考试的学生请注明：站点、学号、学习类型（函授/业余/夜大/脱产）。

三、联系方式

电话：0312-5077306

邮箱：archives@hbu.edu.cn

上述利用服务方式至疫情解除为止。感谢全校师生员工和广大校友对档案工作的理解和支持！

河北大学档案馆

2020年3月9日